Ob grellgeschminkte Tippse mit rotlackierten Nägeln oder Mrs. Moneypenny, die sehnsüchtig James Bond anschmachtet. Ob geduldige Vorzimmerperle oder schreckenverbreitender Drache: Kein Beruf ist so klischeebeladen wie der der Sekretärin. Und bei keinem anderen Beruf liegen Klischee und Wirklichkeit so weit auseinander.

Das Klischee

“Frau Müller, zum Diktat bitte” – kaum eine Sekretärin muss sich heute noch diesen Spruch anhören. die typische Sekretärinnen-Ausrüstung früherer Tage. Stenoblock, Schreibmaschine und Durchschlagpapier, ist längst modernsten Geräten wie Diktiergerät, Computer und Kopierer gewichen. Und damit haben sich auch die Anforderungen gewaltig verändert. Wer heute als Sekretärin bestehen will, muss mehr können als nett lächeln, ansprechend aussehen, und Telefonate durchstellen.

Ein Blick in aktuelle Stellenanzeigen zeigt: Gefordert werden heute neben sehr guten EDV-Kenntnissen auch betriebswirtschaftliches Hintergrundwissen oder, noch besser, eine kaufmännische Ausbildung – und Fremdsprachen. Mindestens eine sollte man beherrschen, wobei sicheres Englisch in Wort und Schrift schon fast als Standard vorausgesetzt wird.

Was eine moderne Sekretärin können muss

“Die moderne Sekretärin ist eine Allrounderin, weit weg von Kaffeekochen und Akten kopieren” – sagt eine, die den Job aus eigener langjähriger Erfahrung kennt: Tanja Bögner ist selbst Assistentin des Vorstand der größten deutschen Pensionskasse und wurde 2006 in einem Wettbewerb zu Deutschlands bester Sekretärin gewählt.

Auch Soft-Skills sind wichtig: Eigenschaften wie Loyalität, Diskretion, Pflichtbewusstsein, Teamfähigkeit und Ordnungssinn rangieren ganz oben auf der Wunschliste der Chefs. So muss sie jede kleinste Notiz und jeden abgeschlossenen Vorgang bei Anfragen vom Chef jederzeit wiederfinde können. Und auch unter größtem Zeitdruck sollte sie in der Lage sein, eine Geschäftsreise zu buchen oder einen wichtigen Brief zu verfassen.

Komunikationstalent wie ein Manager

Besonders wichtig aber ist Kommunikationstalent: Auf dem Schreibtisch im Vorzimmer laufen alle Anfragen von Mitarbeitern, Beschwerden von Kunden und Terminanfragen von Anrufern zusammen: Und die Assistentin alleine muss entscheiden, welche davon wichtig sind – und welche sie freundlich, aber bestimmt abwimmelt. Gleichzeitig braucht sie spitze Antennen, um auch jeden noch so kleinsten Wunsch ihres Chefs möglichst schon im Voraus zu erahnen: Für diese Aufgaben benötigt sie ein Dickes Fell und Feingefühl gleichermaßen – ein ständiger Balanceakt!

Schließlich sind auch echte Managerqualitäten wie Durchsetzungsfähigkeit, Eigenständigkeit und Organisationstalent gefragt. Denn eine Sekretärin muss auch Bilanzen lesen, Geschäftsberichte verfassen, sich im Marketing auskennen, Projekte durchführen, Budgets überwachen und Arbeiten delegieren. Kein also Wunder, dass man immer öfter in Stellenausschreibungen auch die Berufsbezeichnung Office-Manager findet.

Die Tipps, wie Sie auch als Sekretärin erfolgreich sind, finden Sie in meinem Artikel bei RP-ONLINE: www.rp-online.de/public/article/beruf/arbeitswelt/733532/Frau-Mueller-zum-Diktat-bitte.html